Posta elettronica certificata: come funziona, i fattori determinanti ed i prezzi PEC

(red.) La PEC è la Posta Elettronica Certificata, cioè un sistema digitale che permette di scambiare mail che hanno una valenza legale.

Introdotta da più di dieci anni, è fatto obbligo di avere un indirizzo PEC per tutte le aziende, di qualsiasi forma societaria, e per i liberi professionisti. Chi non possiede una PEC è soggetto a un regime sanzionatorio, rischiando fino a duemila euro.

Negli ultimi anni si sta diffondendo l’utilizzo della PEC da parte dei cittadini privati. L’esigenza è, in primo luogo, lo scambio di comunicazioni con la Pubblica Amministrazione e negli ultimi tempi è condizione necessaria ai fini dell’iscrizione ai concorsi pubblici. Un privato preferisce utilizzare il servizio digitale della PEC, ogni volta necessiti di inviare un messaggio importante e desideri avere la certezza della ricezione.

L’avvento della fattura elettronica ha influito su una maggiore diffusione della PEC, poiché insieme al codice univoco identificativo dell’Agenzia delle Entrate, è l’unico strumento per la ricezione delle ricevute di pagamento.

La diffusione di questo strumento digitale ha ampliato l’offerta del servizio da parte dei gestori di posta elettronica e la scelta di affidarsi a uno di questi dipende soprattutto dai prezzi di una PEC online.

Come funziona una PEC
Inviare una PEC non significa mandare una comunicazione mail così come si farebbe con qualsiasi casella di posta online. La peculiarità della PEC è il valore legale che è attribuito all’invio del messaggio e al suo contenuto, avendo una certezza dell’invio da parte del mittente e della consegna al destinatario.

Tutte le caselle digitali di posta elettronica certificata funzionano rispettando lo stesso meccanismo. Il messaggio inviato dal mittente è metaforicamente imbustato dal gestore per poi essere consegnato al destinatario, dal quale si riceverà conferma dell’avvenuta consegna da parte del relativo gestore.

Dopo aver inviato un messaggio tramite PEC, si ricevono due messaggi: uno è l’avvenuta accettazione da parte del gestore mittente e l’altro è l’avvenuta consegna da parte del gestore del destinatario. In entrambi i casi è riportata la data e l’orario, al pari di un classico timbro postale.

L’operazione richiede pochi secondi e inviare una mail tramite PEC non richiede alcuna conoscenza informatica in più. Si scrive il testo della mail e si possono allegare file e documenti, così come si fa in modo classico.

La scelta del gestore: i prezzi PEC e i servizi offerti

È chiaro che scegliere a quale gestore affidarsi dipenda soprattutto dai prezzi PEC. Alcuni gestori preferiscono offrire un periodo di prova gratuito, prima di aprire una casella di posta e pagare il servizio.

I prezzi PEC non sono comunque onerosi, ma facilmente sostenibili sia per il settore business sia per i privati. I diversi provider di gestione determinano i prezzi PEC sulla base delle soluzioni offerte, che dipendono da una serie di fattori e caratteristiche, quali:

• dimensione spazio di archiviazione della casella di posta;

• dimensione archivio di sicurezza;

• invio di notifiche SMS alla ricezione di un nuovo messaggio PEC;

• app mobile per il controllo della casella da qualsiasi tipo di dispositivo.